Acordul de prelucrare a datelor

Rezumat (fără valoare contractuală)

Datele clienților Salonului sunt ale Salonului. Salonul hotărăște ce se întâmplă cu ele; Appaws le prelucrează numai după instrucțiunile lui.
Appaws nu le folosește în interes propriu, nu le vinde și nu le arată altui salon.
Pentru câteva prelucrări, numite la articolul 4, Appaws răspunde singur, ca operator: contul și identitatea de intrare a clientului, codul de intrare, protecția împotriva abuzului, jurnalul de dovadă al mesajelor.
La o încălcare a securității, Appaws anunță Salonul în cel mult 48 de ore de când a aflat.
La încetare, Salonul alege: își primește datele ori cere ștergerea lor; ștergerea i se confirmă în scris.

1. Părțile

Acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal, încheiat între Salon, în calitate de operator, și Mealody App SRL, în calitate de persoană împuternicită de operator, potrivit art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

1.1. Operatorul („Salonul”): salonul care acceptă acest acord în Aplicație, odată cu Termenii, prin titularul contului. Datele lui de identificare sunt cele declarate de Salon în Aplicație și fac parte din acest acord.

1.2. Persoana împuternicită („Appaws”): Mealody App SRL, cu sediul social în Str. Prunului nr. 35, bl. 4, sc. A, ap. 25, camera 3, Brașov, județul Brașov, 500322, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026032593006, CUI 54713267, e-mail contact@appaws.ro, telefon +40 727 708 447, care operează aplicația „Appaws”.

1.3. Punctul de contact al Appaws pentru protecția datelor: contact@appaws.ro. Appaws nu are obligația de a numi un responsabil cu protecția datelor și nu a numit unul. Punctul de contact al Salonului este adresa de e-mail a titularului contului, dacă Salonul nu indică în scris o alta.

2. Definiții și interpretare

2.1. Termenii „date cu caracter personal”, „prelucrare”, „operator”, „persoană împuternicită de operator”, „persoană vizată”, „încălcarea securității datelor cu caracter personal” și „autoritate de supraveghere” au înțelesul din art. 4 GDPR.

2.2. În acest acord:

„Termenii” înseamnă Termenii și condițiile pentru saloane, contractul principal dintre părți;
„Aplicația” înseamnă serviciul Appaws, cu Pagina de rezervare a Salonului;
„Client” înseamnă persoana fizică ale cărei date Salonul le ține în Aplicație (stăpânul animalului ori persoana înscrisă pe lista de așteptare);
„Datele Salonului” înseamnă datele cu caracter personal descrise în Anexa 1, prelucrate de Appaws în numele Salonului;
„Subîmputernicit” înseamnă o altă persoană împuternicită, recrutată de Appaws pentru activități de prelucrare făcute în numele Salonului;
„Politica de confidențialitate” înseamnă informarea publică a Appaws pentru prelucrările în care Appaws este operator;
„titularul contului” înseamnă persoana pe care Termenii o numesc „Patronul”: cea care acceptă contractul în numele Salonului și administrează contul.

2.3. Anexele 1–3 fac parte din acord. Anexa 4 este un îndrumar pentru Salon și nu creează obligații în sarcina Appaws.

3. Obiectul, natura, scopul și durata prelucrării

3.1. Obiectul acordului este prelucrarea Datelor Salonului de către Appaws, în numele și după instrucțiunile Salonului, pentru furnizarea Aplicației potrivit Termenilor.

3.2. Natura și scopul prelucrării, categoriile de date și categoriile de persoane vizate sunt descrise în Anexa 1.

3.3. Acordul produce efecte de la data acceptării lui de către Salon (articolul 18) și pe toată durata Termenilor, la care se adaugă perioada de returnare și de ștergere de la articolul 15. Obligațiile de confidențialitate și cele privind datele rămase în copiile de siguranță se aplică până la ștergerea efectivă a acestora.

4. Rolurile părților. Prelucrările în care Appaws este operator

4.1. Pentru Datele Salonului, Salonul este operator, iar Appaws este persoană împuternicită. Salonul stabilește scopurile prelucrării; Appaws pune la dispoziție mijloacele tehnice descrise în acest acord și în anexele lui, pe care Salonul le aprobă prin acceptarea acordului.

4.2. Acordul nu se aplică prelucrărilor de mai jos, pentru care Appaws stabilește singur scopurile și mijloacele și răspunde ca operator independent, în condițiile Politicii de confidențialitate:

a) conturile titularului și ale membrilor echipei Salonului: nume, e-mail, telefon, date de autentificare;
b) identitatea de intrare a Clientului, adică numărul lui de telefon verificat prin cod, păstrat de Appaws indiferent dacă persoana și-a pus ori nu o parolă, precum și contul propriu al Clientului, cu fișele animalelor pe care Clientul le ține el însuși în cont. Salonul nu vede aceste fișe;
c) afișarea la un loc, în contul Clientului, a programărilor pe care acesta le are la mai multe saloane;
d) trimiterea codului de intrare prin SMS. Codul este trimis de Appaws în nume propriu, nu în numele Salonului;
e) protecția împotriva abuzului pe Pagina de rezervare: verificarea împotriva roboților, limitele de cereri și forma cifrată a adresei IP folosită pentru numărarea cererilor;
f) datele tehnice ale cererilor, rapoartele de eroare și măsurarea folosirii Aplicației în zona Salonului;
g) corespondența cu Salonul;
h) jurnalul mesajelor și dovada acordului pentru mesaje, în măsura în care Appaws le păstrează și în nume propriu, ca să poată dovedi că trimiterea a fost corectă (interes legitim).

4.3. Fișa Clientului, ținută de Salon, alimentează contul Clientului numai în temeiul instrucțiunii de la 5.2 lit. c). Ștergerea fișei de către Salon nu atinge identitatea de intrare și contul Clientului și nici fișele pe care alte saloane le țin despre aceeași persoană; ștergerea contului de către Client nu atinge fișa ținută de Salon.

4.4. Appaws nu prelucrează Datele Salonului în scopuri proprii, altele decât cele de la 4.2. În special, Appaws nu le vinde, nu le folosește pentru publicitate, nu le comunică altui salon și nu arată unui salon notele, calificativul ori marcajul puse de alt salon.

4.5. Părțile nu sunt operatori asociați în sensul art. 26 GDPR.

5. Instrucțiunile documentate ale Salonului

5.1. Appaws prelucrează Datele Salonului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Salonului. Sunt instrucțiuni documentate: acest acord cu anexele lui, Termenii, setările făcute de Salon în Aplicație, acțiunile făcute în Aplicație de titular și de membrii echipei și instrucțiunile scrise trimise de titularul contului la adresa de la 1.3.

5.2. Prin acest acord, Salonul instruiește Appaws:

a) să stocheze, să afișeze, să ordoneze și să modifice fișele, programările, notele și celelalte Date ale Salonului, potrivit acțiunilor făcute de echipa Salonului în Aplicație;
b) să primească rezervările făcute pe Pagina de rezervare și să creeze ori să completeze, pe baza lor, fișa Clientului la Salon;
c) să îi arate Clientului autentificat cu numărul de telefon din fișă programările și animalele lui de la acest Salon și să îi îngăduie să le mute ori să le anuleze, în limitele stabilite de Salon. Pentru identitatea de intrare și pentru afișarea la un loc a programărilor de la mai multe saloane, Appaws este operator pe răspunderea lui (4.2 lit. b)–c));
d) să trimită Clienților, în numele Salonului, mesajele descrise în Anexa 1, partea B, în condițiile de acolo, prin Subîmputerniciții din Anexa 3, partea A. Salonul îngăduie expres ca Appaws să le scrie Clienților lui, în numele Salonului, de pe numărul, numele de expeditor ori contul Appaws;
e) să aplice regulile alese de Salon cu privire la un Client: cererea de avans, marcajul pus de un membru al echipei și blocarea rezervării online. Marcajul este o dată a Salonului, pusă de un om din echipă; Appaws nu îl pune, nu îl schimbă din proprie inițiativă și nu îl comunică altui salon;
f) să transmită către Stripe, pe contul Stripe al Salonului, datele necesare încasării și returnării avansului (suma, moneda, identificatorul programării) și să primească starea plății. Salonul împuternicește expres Appaws să transmită aceste cereri către Stripe, pe contul lui. Appaws furnizează exclusiv legătura tehnică dintre Aplicație și Stripe; plata o face Clientul direct la Stripe. Stripe nu este Subîmputernicit al Appaws: Salonul are contract propriu cu Stripe (Anexa 3, partea B);
g) să țină lista de așteptare a Salonului și să trimită anunțul de loc eliberat persoanelor care s-au înscris pe ea;
h) să încarce în contul Salonului datele aduse de Salon dintr-un fișier ori din altă aplicație;
i) să folosească Subîmputerniciții din Anexa 3, partea A, și să facă transferurile de la articolul 10;
j) să facă și să păstreze copii de siguranță, să restaureze datele la nevoie și să acceseze contul Salonului pentru ajutor ori reparații, în măsura strict necesară;
k) să șteargă ori să returneze Datele Salonului la cererea acestuia și la încetarea acordului (articolele 11 și 15).

5.3. Instrucțiunile care depășesc ce îngăduie Aplicația se trimit în scris la adresa de la 1.3. Dacă îndeplinirea lor cere muncă în afara serviciului obișnuit, părțile convin dinainte costul; asistența pe care Appaws o datorează potrivit art. 28 GDPR nu se taxează în cazurile de la 11.5.

5.4. Dacă Appaws consideră că o instrucțiune încalcă GDPR ori alte dispoziții de protecție a datelor, informează Salonul de îndată și poate suspenda executarea instrucțiunii până la lămurire, fără ca suspendarea să fie o neexecutare a Termenilor.

5.5. Dacă dreptul Uniunii ori dreptul român obligă Appaws să prelucreze Datele Salonului altfel decât potrivit instrucțiunilor (de pildă, la cererea unei autorități), Appaws informează Salonul înainte de prelucrare, în afară de cazul în care legea interzice informarea din motive importante de interes public.

6. Obligațiile Salonului, ca operator

6.1. Salonul răspunde de legalitatea prelucrării Datelor Salonului: are un temei pentru fiecare prelucrare, ține doar date care au legătură cu programările și cu îngrijirea animalului și stabilește cât timp le păstrează (15.1).

6.2. Salonul răspunde de informarea Clienților, inclusiv a celor pe care îi trece el însuși în Aplicație (la telefon, la recepție, prin import).

6.3. Unde e nevoie de acordul Clientului (mesajele despre programări, după regulile din Anexa 1, partea B, pozele animalului, anunțul de loc eliberat), Salonul înregistrează acordul în Aplicație numai dacă persoana l-a dat efectiv și îl retrage din fișă de îndată ce persoana i-o cere, pe orice cale.

6.4. Salonul nu introduce în Aplicație date despre sănătatea persoanelor, date despre minori ori alte categorii speciale de date în sensul art. 9 GDPR. Câmpurile de note sunt libere; pentru ce scrie în ele răspunde Salonul.

6.5. Salonul răspunde de conținutul pe care îl pune în câmpurile care ajung în mesaje (denumirea Salonului, denumirea serviciului) și nu le folosește pentru conținut publicitar: nu pune în ele oferte, reduceri ori îndemnuri de promovare. Un mesaj despre programare care poartă reclamă devine comunicare comercială și cade sub art. 12 din Legea nr. 506/2004, care cere acordul prealabil al destinatarului.

6.6. Salonul răspunde cererilor Clienților privind datele lor; Appaws îl ajută potrivit articolului 11. Hotărârile privind marcajul unui Client și revederea lor, la cererea Clientului, sunt ale Salonului.

6.7. Salonul răspunde de partea lui de securitate: cine are cont în echipă, parolele și codurile PIN, dispozitivele pe care e deschisă Aplicația. Scoate de îndată din echipă persoanele care nu mai lucrează pentru el.

6.8. Salonul care aduce date dintr-un fișier ori din altă aplicație declară că le deține legal și că și-a informat Clienții că le ține datele într-o aplicație de programări.

7. Confidențialitatea

7.1. Appaws îngăduie accesul la Datele Salonului numai persoanelor care au nevoie de el pentru furnizarea Aplicației, pentru ajutor ori pentru reparații, și numai în măsura necesară.

7.2. Aceste persoane sunt ținute de un angajament de confidențialitate scris ori de o obligație legală de confidențialitate, care continuă și după încetarea colaborării lor cu Appaws.

8. Securitatea prelucrării

8.1. Appaws aplică măsurile tehnice și organizatorice din Anexa 2, potrivite cu riscul prelucrării, în sensul art. 32 GDPR.

8.2. Appaws poate schimba măsurile, cu condiția ca nivelul de securitate să nu scadă. O schimbare care ar coborî nivelul de securitate este o modificare de fond a acordului (17.2).

8.3. Anexa 2 cuprinde numai măsuri aplicate efectiv la data acordului.

9. Subîmputerniciții

9.1. Salonul dă Appaws o autorizare generală scrisă de a recruta Subîmputerniciți. Cei autorizați la data acordului sunt în Anexa 3, partea A.

9.2. Appaws informează Salonul, pe e-mailul titularului contului, despre orice adăugare ori înlocuire de Subîmputernicit cu cel puțin 15 zile înainte ca acesta să primească Datele Salonului. Dacă schimbarea îi este impusă lui Appaws de un furnizor cu un preaviz mai scurt, Appaws informează Salonul de îndată ce a aflat.

9.3. În termenul de la 9.2, Salonul se poate opune în scris, din motive legate de protecția datelor. Părțile caută cu bună-credință o soluție. Dacă nu o găsesc în 15 zile de la opoziție, Salonul poate înceta Termenii fără penalizare.

9.4. Appaws nu transmite Datele Salonului unui Subîmputernicit înainte de a avea cu acesta un contract scris care îi impune, în esență, aceleași obligații de protecție a datelor ca cele din acest acord, inclusiv garanții suficiente privind măsurile tehnice și organizatorice.

9.5. Appaws răspunde pe deplin față de Salon pentru îndeplinirea obligațiilor Subîmputerniciților. Excluderile de răspundere din Termeni privind furnizorii terți nu se aplică acestei răspunderi.

9.6. La cererea Salonului, Appaws îi pune la dispoziție o copie a contractului cu un Subîmputernicit ori trimiterea la forma lui publică, cu omiterea părților comerciale ori confidențiale.

10. Transferurile în afara Spațiului Economic European

10.1. Datele Salonului sunt stocate în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania).

10.2. Unii Subîmputerniciți sunt societăți din afara Spațiului Economic European (Statele Unite ale Americii, Singapore) ori pot avea acces la date din afara lui. Garanția transferului este, după caz, o decizie a Comisiei Europene privind caracterul adecvat al protecției (pentru Statele Unite, Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, în cazul societăților certificate) ori clauzele contractuale standard adoptate de Comisie.

10.3. Salonul instruiește Appaws să facă transferurile către Subîmputerniciții din Anexa 3. Appaws nu face alte transferuri fără respectarea articolului 9 și a capitolului V din GDPR.

11. Asistența la cererile persoanelor vizate

11.1. Dacă un Client se adresează direct Appaws cu o cerere privind datele din fișa ținută de Salon, Appaws transmite cererea Salonului și îi spune Clientului că cererea a fost transmisă și cui. Appaws nu răspunde pe fond fără instrucțiunea Salonului.

11.2. Cererile privind prelucrările de la 4.2 (contul Clientului, identitatea de intrare) le rezolvă Appaws, ca operator; ele nu sunt cereri adresate Salonului.

11.3. Appaws ajută Salonul, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, să răspundă cererilor de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție:

a) din Aplicație, Salonul poate vedea, îndrepta și arhiva o fișă. Arhivarea nu este ștergere;
b) ștergerea definitivă a unei fișe o face Appaws, la cererea scrisă a Salonului, în cel mult 30 de zile, numai pentru acel Salon, și o confirmă pe e-mail;
c) copia datelor unui Client o extrage Appaws, la cererea scrisă a Salonului, în cel mult 5 zile lucrătoare, într-un format structurat, utilizat în mod curent (CSV);
d) oprirea mesajelor pentru un Client se face de către Salon, din fișă, potrivit Anexei 1, partea B.

11.4. Dacă Salonul nu răspunde unui Client în termenul legal ori nu mai există, Appaws nu poate hotărî în locul operatorului. La sesizarea Clientului, Appaws reamintește Salonului cererea și îi arată Clientului cum se poate adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

11.5. Appaws nu cere plată pentru ștergerile și copiile de la 11.3 lit. b)–c) cât timp Salonul nu le poate face singur din Aplicație. După aceea, Appaws poate cere un cost rezonabil, convenit dinainte, numai pentru munca în afara uneltelor din Aplicație.

12. Încălcarea securității datelor

12.1. Appaws notifică Salonul fără întârzieri nejustificate și în cel mult 48 de ore de când a luat cunoștință de o încălcare a securității care privește Datele Salonului, pe e-mailul titularului contului.

12.2. Notificarea cuprinde, în măsura cunoscută la acel moment: natura încălcării; categoriile și numărul aproximativ al persoanelor și al înregistrărilor afectate; consecințele probabile; măsurile luate ori propuse pentru remediere și pentru limitarea urmărilor; punctul de contact. Informațiile care lipsesc se transmit ulterior, pe măsură ce devin cunoscute, fără întârzieri nejustificate.

12.3. Hotărârea de a notifica ANSPDCP (în 72 de ore) și de a informa persoanele vizate aparține Salonului, ca operator. Appaws îl ajută cu informațiile și cu documentele de care are nevoie și nu informează în numele Salonului autoritatea ori persoanele vizate fără instrucțiunea lui.

12.5. Notificarea de la 12.1 nu este o recunoaștere a culpei ori a răspunderii.

13. Asistența la evaluări și la consultarea autorității

13.1. La cererea Salonului, Appaws îi dă informațiile de care are nevoie pentru o evaluare a impactului asupra protecției datelor ori pentru consultarea prealabilă a autorității, în măsura în care privesc prelucrarea făcută de Appaws.

13.3. Appaws ajută Salonul să își îndeplinească obligațiile de la art. 32 GDPR, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile pe care le are.

14. Informații și audit

14.1. La cererea Salonului, Appaws îi pune la dispoziție informațiile necesare pentru a dovedi respectarea obligațiilor de la art. 28 GDPR și din acest acord: descrierea măsurilor de securitate, lista Subîmputerniciților, răspunsuri la întrebări scrise.

14.2. Dacă aceste informații nu sunt suficiente, Salonul poate face un audit, inclusiv o inspecție, direct ori printr-un auditor mandatat de el, iar Appaws contribuie la el. Auditul se face cu notificare scrisă cu cel puțin 30 de zile înainte, în timpul programului de lucru, fără acces la datele altor saloane și fără a perturba nejustificat activitatea Appaws. Auditorul semnează dinainte un angajament de confidențialitate; Appaws poate refuza motivat un auditor care îi este concurent.

14.3. Salonul poate cere un audit cel mult o dată la 12 luni. Limita nu se aplică după o încălcare a securității care privește Datele Salonului și nici când auditul e cerut de o autoritate.

14.4. Fiecare parte își suportă costurile proprii ale auditului. Appaws nu cere plată pentru timpul lui decât dacă auditul depășește o zi lucrătoare, și atunci numai un cost rezonabil, comunicat dinainte.

14.5. Pentru Subîmputerniciții la care o inspecție la fața locului nu este posibilă, Appaws pune la dispoziția Salonului rapoartele de audit și certificările publicate de aceștia.

15. Păstrarea, returnarea și ștergerea datelor

15.1. Durata păstrării Datelor Salonului o stabilește Salonul, ca operator. Pe durata acordului, Appaws le păstrează până când Salonul le șterge ori cere ștergerea lor. Salonul poate cere oricând, în scris, ștergerea fișelor Clienților care nu au mai avut nicio programare într-un interval ales de el; Appaws o face în cel mult 30 de zile și o confirmă.

15.2. Marcajul pus unui Client se șterge de către Salon, din fișă.

15.3. La încetarea Termenilor, indiferent de motiv, Salonul alege, printr-o instrucțiune scrisă:

a) returnarea Datelor Salonului, într-un format structurat, utilizat în mod curent (CSV), cuprinzând clienții, animalele, programările și notele; ori
b) ștergerea lor imediată, fără returnare.

15.4. În cele 30 de zile de la încetare, Appaws trimite Salonului exportul în cel mult 5 zile lucrătoare de la cererea scrisă.

15.5. La expirarea celor 30 de zile ori, în cazul de la 15.3 lit. b), de îndată, Appaws șterge Datele Salonului din baza de date activă și confirmă Salonului ștergerea pe e-mail. Copiile de siguranță care mai cuprind datele se suprascriu la expirarea lor; până atunci Appaws nu le prelucrează în alt scop decât păstrarea și nu le restaurează în mediul de producție decât pentru a înlătura urmările unui incident.

15.6. Nu se șterg potrivit 15.5:

a) datele pe care dreptul Uniunii ori dreptul român obligă Appaws să le păstreze, pe durata cerută de lege;
b) datele prelucrate de Appaws ca operator potrivit 4.2, în condițiile din Politica de confidențialitate.

15.7. Ștergerea Datelor Salonului nu atinge contul și identitatea de intrare a Clientului și nici fișele pe care alte saloane le țin despre aceeași persoană.

15.8. Pe durata acordului, Salonul instruiește Appaws să șteargă automat, zilnic, datele care nu mai au scop: din lista mesajelor programate, fiecare mesaj la 90 de zile după trimitere; rândurile din fișierul de import, la 30 de zile după import (clienții importați rămân în fișe); invitațiile trimise echipei, la 30 de zile după ce au fost acceptate, retrase ori au expirat; jurnalul mesajelor, la 3 ani de la trimitere. Fișele, animalele, programările și notele nu se șterg automat: rămân sub 15.1.

16. Răspunderea

16.1. Fiecare parte răspunde pentru încălcările proprii ale GDPR și ale acestui acord. Față de persoanele vizate, răspunderea părților este cea de la art. 82 GDPR și nu poate fi limitată prin acest acord.

16.2. Appaws răspunde față de Salon pentru prejudiciul cauzat prin prelucrarea Datelor Salonului numai dacă nu a respectat obligațiile pe care GDPR le pune anume în sarcina persoanelor împuternicite ori dacă a acționat în afara instrucțiunilor legale ale Salonului ori contrar lor. Appaws răspunde pentru Subîmputerniciți potrivit 9.5.

16.3. Partea care a plătit unei persoane vizate despăgubirea întreagă pentru un prejudiciu la care a contribuit și cealaltă parte are drept de regres pentru partea de despăgubire corespunzătoare răspunderii celeilalte, potrivit art. 82 alin. (5) GDPR.

16.6. Fiecare parte suportă amenzile administrative aplicate ei de autoritatea de supraveghere pentru faptele proprii.

17. Modificarea acordului

17.1. Appaws poate propune modificarea acordului. Orice modificare se notifică direct Salonului, pe e-mailul titularului contului, cu cel puțin 15 zile înainte de data la care ar urma să se aplice, cu arătarea a ceea ce se schimbă; simpla publicare a noii versiuni nu este notificare.

17.2. Modificările de fond produc efecte față de Salon numai după acceptarea lor expresă de către titularul contului, în scris, prin răspuns la e-mailul de notificare. Sunt modificări de fond: schimbarea scopurilor ori a naturii prelucrării; un nou transfer în afara Spațiului Economic European; coborârea nivelului măsurilor de securitate; restrângerea drepturilor Salonului de la articolele 11–16.

17.3. Celelalte modificări (redactare, date de contact, actualizarea Anexei 3 potrivit articolului 9, măsuri de securitate mai bune) se aplică la împlinirea termenului de la 17.1, dacă Salonul nu s-a opus în scris.

17.4. Salonul care nu acceptă o modificare de fond ori se opune unei alte modificări poate înceta Termenii fără penalizare până la data aplicării. Până la încetare se aplică versiunea acceptată de Salon.

17.5. Modificările nu produc efecte pentru trecut.

18. Încheierea acordului și dispoziții finale

18.1. Acordul face parte din contractul dintre părți, alături de Termeni, și se încheie în scris, în format electronic, potrivit art. 28 alin. (9) GDPR.

18.2. Acordul se acceptă de către titularul contului, ca reprezentant al Salonului, în Aplicație, la înscriere, odată cu Termenii. Appaws păstrează jurnalul acceptării: utilizatorul, data și ora, versiunea acceptată; textul acceptat se trimite Salonului pe e-mail.

18.3. Dacă între acest acord și Termeni există o nepotrivire în materia protecției datelor cu caracter personal, se aplică acest acord.

18.4. Dacă o clauză a acordului este nulă ori nu poate fi aplicată, celelalte rămân în vigoare.

18.5. Legea aplicabilă și instanța competentă sunt cele din Termeni, fără a atinge competența autorității de supraveghere și drepturile persoanelor vizate.

18.6. Comunicările dintre părți privind acest acord se fac în scris, la adresele de la 1.3.

Anexa 1 — Descrierea prelucrării

Partea A — Prelucrarea în ansamblu

Scopul: ținerea evidenței programărilor Salonului: fișe ale clienților și ale animalelor, calendar, rezervare online, mesaje despre programări, avans, cifrele de activitate ale Salonului.
Natura prelucrării: colectare (prin Pagina de rezervare și prin introducere de către echipă), înregistrare, stocare, organizare, consultare, modificare, transmitere prin mesaje, extragere, ștergere.
Durata: durata Termenilor, plus perioada de la articolul 15; în interiorul ei, duratele stabilite de Salon (15.1).
Frecvența: continuă, cât e folosită Aplicația.
Categorii de persoane vizate: clienții Salonului (stăpânii animalelor); persoanele înscrise pe lista de așteptare; groomerii și personalul de recepție ai Salonului, inclusiv cei invitați în echipă, pentru ce ține de programul lor de lucru.
Date despre client: nume, telefon; acordul pentru mesaje (dacă, când, din ce sursă, pe ce versiune a textului); acordul pentru poze ale animalului (dacă, când); programările, cu nota lor, starea lor (în așteptarea avansului, confirmată, în lucru, încheiată, neprezentat, anulată, și de cine) și confirmarea primită de la Client; avansurile (suma, starea, identificatorii plății la Stripe, returnările și contestațiile); notele Salonului, calificativul, marcajul, blocarea rezervării online.
Date despre animal: nume, specie, rasă și varietatea ei, talie, greutate, data nașterii, sex, număr de microcip, vaccinurile, deparazitările și titrurile (produsul, data, scadența, nota), blană, temperament, observații de lucru.
Date despre echipă: nume, rolul și drepturile din Salon, programul de lucru și concediile, programările repartizate.
Date despre persoanele de pe lista de așteptare: nume, telefon, numele animalului, serviciul și zilele dorite, acordul pentru anunț (când, din ce sursă, pe ce versiune a textului).
Date din mesaje: felul mesajului, canalul, ora, starea livrării, costul și efectul răspunsului prin butoane (confirmarea ori anularea programării, acceptarea ori refuzul unui loc eliberat). Numărul de telefon și textul nu se păstrează în jurnalul mesajelor: numărul se ia din fișă în clipa trimiterii.
Categorii speciale de date (art. 9 GDPR): niciuna. Appaws nu cere asemenea date, iar Salonul se obligă să nu le introducă (6.4).
Date privind condamnări penale și infracțiuni: niciuna.

Partea B — Mesajele trimise în numele Salonului (instrucțiunea de la 5.2 lit. d))

Tipurile de mesaje: confirmarea programării; reamintirea; răspunsul la o cerere de programare ori de mutare făcută de Client; cererea de plată a avansului, după ce Salonul a aprobat programarea; anunțul că Salonul a anulat programarea; anunțul de loc eliberat, numai către persoanele înscrise pe lista de așteptare. Nu se trimit mesaje publicitare: mesajele cuprind numai Salonul, ziua, ora, animalul, serviciul, linkul programării ori al plății și butoanele de răspuns.
Momentul: confirmarea, răspunsul, cererea de plată și anularea, la producerea evenimentului; reamintirea, cu 48 de ore înaintea programării; dacă însă Clientul a plătit un avans pe care îl mai poate cere înapoi, cu 6 ore înainte să expire termenul de returnare; anunțul de loc, la eliberarea locului.
Numărul: cel mult 3 confirmări și reamintiri pentru o programare.
Canalele: WhatsApp; când un mesaj nu ajunge pe WhatsApp, SMS. Anunțul de loc eliberat pleacă numai pe WhatsApp.
Expeditorul: un număr, un nume de expeditor ori un cont al Appaws, comun tuturor saloanelor; denumirea Salonului e scrisă în fiecare mesaj.
Textele: șabloane scrise de Appaws, aceleași pentru toate saloanele, pe care Salonul le aprobă prin acest acord; în ele intră date ale Salonului (denumirea, serviciul, ziua și ora). Șabloanele nu poartă nicio semnătură și niciun link de promovare a Appaws ori a Salonului: definiția comunicării comerciale (art. 1 pct. 8 din Legea nr. 365/2002) prinde și promovarea indirectă a imaginii, a numelui ori a denumirii, iar un asemenea adaos ar trece tot mesajul sub art. 12 din Legea nr. 506/2004 (6.5).
Hotărârea Salonului: Salonul pornește și oprește din setări toate mesajele. Pentru un Client anume, Salonul oprește reamintirea și confirmarea programărilor trecute de echipă scoțând acordul din fișa lui.
Cui i se trimite: cât timp mesajele sunt pornite, răspunsul la o cerere a Clientului, cererea de plată a avansului și anunțul de anulare de către Salon se trimit Clientului cu programare, fiindcă privesc chiar programarea lui; reamintirea și confirmarea unei programări trecute de echipă se trimit numai Clienților care și-au dat acordul pentru mesaje, înregistrat în fișă.
Oprirea: Clientul își retrage acordul cerându-i Salonului, care scoate acordul din fișă; oprirea are efect pentru acel Salon. Persoana de pe lista de așteptare oprește anunțurile ieșind de pe listă.
Răspunsurile libere: textul liber trimis de Client pe numărul Appaws nu e citit de nimeni și nu se păstrează.
Anunțul de loc: se trimite numai persoanei care s-a înscris pe lista de așteptare, pentru ziua aleasă. Anunțul numește Salonul.
Păstrarea: Salonul instruiește Appaws să țină, în numele lui, jurnalul mesajelor (dovada că Salonul și-a anunțat Clientul) cât ține acordul. Textul mesajelor nu se păstrează: e alcătuit în clipa trimiterii. Separat, Appaws păstrează jurnalul și dovada acordului și pe răspunderea lui, ca operator, pe interes legitim (4.2 lit. h)).
Încetarea trimiterii: Appaws poate opri trimiterea pentru un Salon în cazurile din Termeni (art. 7.11 și 16, cu procedura de acolo); o asemenea oprire e o măsură contractuală a Appaws, nu o instrucțiune a Salonului, și i se comunică acestuia cu motivele ei.

Anexa 2 — Măsurile tehnice și organizatorice

Separarea saloanelor: datele fiecărui salon poartă identificatorul salonului; regulile de acces sunt aplicate în baza de date însăși, nu doar în interfață, și sunt verificate de teste automate la fiecare schimbare a bazei de date.
Autentificare: parolele și codurile PIN nu se păstrează în clar; codul prin SMS are valabilitate scurtă și număr limitat de încercări; scoaterea unei persoane din echipă îi retrage accesul la datele salonului.
Transmiterea datelor: cifrată (HTTPS) între dispozitiv și Aplicație.
Stocarea: baza de date e găzduită în Uniunea Europeană (Frankfurt).
Copii de siguranță: făcute zilnic de furnizorul bazei de date și păstrate 7 zile.
Chei și secrete: ținute numai în mediul de găzduire, niciodată în codul care ajunge în browser; înlocuite la nevoie.
Linkuri: linkurile programărilor și ale invitațiilor nu pot fi ghicite. După termen, linkul programării nu mai îngăduie nicio schimbare, iar invitația nu mai poate fi folosită.
Protecția împotriva abuzului: verificare împotriva roboților la cererea codului și la schimbările făcute din link; limite de cereri pe Pagina de rezervare.
Integrări cu terți: notificările primite de la Stripe și de la Meta sunt verificate prin semnătură.
Rapoarte de eroare: filtrate printr-o listă închisă de câmpuri: nu se transmit nume, numere de telefon ori texte din pagină; fără înregistrarea ecranului.
Măsurarea folosirii: numai în zona salonului, fără numele și telefoanele clienților și fără înregistrarea ecranului; oprită pe paginile clienților.
Accesul personalului Appaws: restrâns la persoanele care au nevoie de el (7.1).
Ștergerea: arhivarea fișei din Aplicație; ștergerea definitivă după o procedură scrisă, cu numărarea înregistrărilor înainte și după; ștergerea automată zilnică a copiilor de lucru și a jurnalelor, după termenele de la 15.8 și din Politica de confidențialitate, secțiunea 11.
Dezvoltarea: fiecare schimbare trece prin verificări automate înainte de a ajunge la utilizatori; o schimbare a bazei de date trece și prin testele regulilor de acces.

Anexa 3 — Subîmputerniciți și alți destinatari

Partea A — Subîmputerniciți (autorizați potrivit articolului 9)

Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapore) — baza de date, autentificare, fișiere — toate Datele Salonului — Uniunea Europeană (Frankfurt). Singapore nu are decizie de adecvare: transferul se sprijină pe clauzele contractuale standard.
Vercel (Vercel Inc., SUA) — găzduirea Aplicației, sarcini programate, măsurarea vitezei paginilor — datele care trec prin Aplicație și date tehnice ale cererilor — funcțiile Aplicației, în Uniunea Europeană (Frankfurt); rețeaua de distribuție și jurnalele tehnice, în toată lumea.
Sentry (Functional Software, Inc., SUA) — rapoarte de eroare — date tehnice, fără nume și numere de telefon — Uniunea Europeană (Frankfurt).
Meta (WhatsApp Ireland Limited) — trimiterea mesajelor pe WhatsApp — numărul de telefon, textul mesajului — centrele de date Meta, inclusiv în afara Uniunii Europene; mesajele se șterg în cel mult 30 de zile.
SMSO (NOOH MEDIA S.R.L., România) — trimiterea SMS-urilor — numărul de telefon, textul mesajului.

Partea B — Destinatari cu care Salonul are contract propriu

Appaws le transmite date la instrucțiunea Salonului (5.2 lit. f)); ei nu sunt Subîmputerniciți ai Appaws.

Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlanda) — suma, moneda, identificatorul programării; se primește starea plății — temeiul: contul Stripe al Salonului și contractul lui cu Stripe; împuternicirea de la 5.2 lit. f).

Partea C — Furnizori ai Appaws ca operator (informativ)

Următorii furnizori lucrează pentru Appaws în prelucrările de la 4.2 și nu sunt Subîmputerniciți în sensul acestui acord; sunt descriși în Politica de confidențialitate: Cloudflare (verificarea împotriva roboților pe Pagina de rezervare și redirecționarea e-mailurilor trimise la contact@appaws.ro); Google (căsuța Gmail în care ajung e-mailurile trimise la contact@appaws.ro); SMSO și BulkGate, pentru codul de intrare; Resend, pentru e-mailurile de cont ale titularului și ale echipei; PostHog (măsurarea folosirii în zona salonului).

Anexa 4 — Îndrumar pentru Salon: ce ai de făcut tu (nu e clauză)

Tu răspunzi de datele clienților tăi. Noi te ajutăm cu unealta. Pe scurt:

Spune-le clienților că le ții datele într-o aplicație de programări: o frază pe pagina ta ori la recepție. Celor care sună, spune-le la telefon, în câteva cuvinte.
Scrie în note doar ce ține de animal și de programare. Nu nota nimic despre sănătatea omului. Clientul poate cere oricând să vadă ce ai scris despre el, inclusiv calificativul și marcajul.
Bifează acordul pentru mesaje ori pentru poze doar dacă omul a spus da. Dacă îți cere să nu mai primească mesaje, scoate bifa pe loc.
Dacă marchezi un client, fii gata să-i spui de ce și să te mai gândești o dată, dacă îți cere.
Dacă un client îți cere datele ori ștergerea lor, răspunde-i în cel mult o lună. Scrie-ne la contact@appaws.ro și facem noi copia ori ștergerea, fără cost.
O dată pe an, cere-ne ștergerea clienților care n-au mai venit de trei ani. Datele nu se țin oricât.
Dacă aduci clienți dintr-un fișier vechi, adu doar ce îți trebuie și doar dacă oamenii știu că le ții datele.
Scoate din echipă oamenii care au plecat, în ziua în care pleacă.
Dacă pierzi un telefon ori o tabletă pe care era deschisă aplicația, schimbă parola și scrie-ne în aceeași zi.
Dacă te anunțăm că s-a întâmplat ceva cu datele, tu hotărăști dacă anunți autoritatea (ANSPDCP), în 72 de ore. Îți dăm tot ce ai nevoie ca să o faci.